Gestión del tiempo y la productividad: Cómo maximizar el tiempo y la eficiencia en el trabajo.

 

Productividad en el trabajo

La gestión del tiempo es una habilidad esencial para cualquier trabajo o actividad. Esto es especialmente importante en la era digital actual, donde tenemos demandas y distracciones cada vez mayores. 

Una buena planificación del tiempo nos permite ser más productivos, conseguir nuestros objetivos y disponer de tiempo libre para disfrutar de actividades y relax. Existen varias técnicas y herramientas que nos ayudan a administrar nuestro tiempo de manera efectiva. 

Uno de ellos es el uso de una lista de tareas pendientes. Crear una lista de tareas puede darnos una idea clara de lo que debemos hacer y ayudarnos a priorizar y planificar nuestro día. También es útil establecer plazos para cada tarea y tratar de cumplirlos.

Maneras de maximizar la eficiencia

Seguimiento de su tiempo

Ser productivo significa aprovechar al máximo tu tiempo y usarlo sabiamente. Pero primero debes preguntarte: ¿En qué estás gastando tu tiempo? Si no lo sabe, debe comenzar a registrar su tiempo.

Además, el seguimiento del tiempo facilita la estimación precisa de cuánto tiempo llevará completar un proyecto en particular. También proporciona datos útiles para revisar su rendimiento.

Recuerda que hecho es mejor que perfecto

Siempre debes intentar dar lo mejor de ti. Pero, cuando te vuelves demasiado crítico y estableces estándares altos poco realistas para ti y para los demás, puede convertirse en un problema.

Trata de recordar que hecho es mejor que perfecto y termine la tarea aunque no sea 100% perfecta. Esta mentalidad:

• Ayuda a obtener resultados.

• Evite el exceso de trabajo y el agotamiento.

• Ser  más productivo.

• Ayuda a ahorrar tiempo.

Ser Proactivo

Las personas eficientes son personas proactivas . Se enfocan en lo que controlan y hacen su propio camino tomando decisiones, en lugar de dejar que las circunstancias actuales elijan su camino. ¿Cómo ser más proactivo?

• Planifique con anticipación.

• Proporcione actualizaciones oportunas a los miembros y gerentes de su equipo.

• Sea activo en las discusiones de equipo.

• No se detenga en los errores, sino que aprenda de ellos.

Ten un plan B si las cosas salen mal

Hablando de ser proactivo y planificar con anticipación, tenga en cuenta que existe la posibilidad de que su plan fracase. Por mucho que esté bien pensado, siempre puede ocurrir algo inesperado. Para minimizar el factor sorpresa, repase las cosas que pueden salir mal y haga un plan B, por si acaso.

Comunicarse efectivamente

La comunicación efectiva en el lugar de trabajo es clara, concisa, respetuosa, así como abierta y frecuente. Todos deben tener su turno para hablar y expresar su opinión durante las discusiones del equipo, mientras que los demás escuchan activamente. Siempre tenga en cuenta el punto de la discusión y el problema que está tratando de resolver. La buena comunicación minimiza los errores y malentendidos y hace que todo vaya más fluido.

Esto es especialmente cierto si su equipo trabaja de forma remota o ha adoptado un modelo de trabajo híbrido. En ese caso, es igualmente importante encontrar las herramientas de comunicación adecuadas, desde correos electrónicos hasta aplicaciones de chat en equipo.

Pedir ayuda

Si te quedas atascado, no hay vergüenza en pedir ayuda. Entiendo que puede ser estresante, especialmente si es un empleado nuevo, pero la forma más rápida de aprender es preguntar. Además, es mejor preguntar y hacerlo correctamente que cometer errores que podrían evitarse fácilmente.

La primera opción debería ser verificar si la respuesta aún no se ha compartido con usted o si solo está a una búsqueda de Google. Si no es así, encuentre a la persona adecuada para su problema y pregúntele.

Otras formas de maximizar la eficiencia en las que tal vez no haya pensado

Date pequeñas recompensas

Algunas tareas son extraordinariamente aburridas y/o difíciles, pero tienen que hacerse y, lo que es peor, tienes que hacerlas tú específicamente.

la mejor manera de obligarme a hacer tales tareas es prometiéndome una pequeña recompensa. Hable con personas que usan el método opuesto: eligen un castigo para ellos mismos si no hacen la tarea, pero me gusta más el método de la recompensa. Te hace formar una asociación positiva con tu tarea, en lugar de una negativa.

Haz que tu espacio de trabajo sea agradable e inspirador

Si pasa 8 horas o más en el mismo lugar, haga que sea agradable estar en ese lugar. Puede hacerlo de la siguiente manera:

• Ordenar su escritorio, su computadora portátil y su teléfono. Haz que jefe se sienta orgulloso de ti tirando y borrando todo lo que no uses. Mantenga solo las cosas que son importantes estas "despiertan alegría", como una planta o una foto enmarcada en su escritorio.

• Agregar algunos toques personales para hacer que el espacio sea más agradable para trabajar.

• Elegir la iluminación adecuada que no sea demasiado brillante, pero que te mantenga despierto y concentrado.